השימוש במתווים (Protocols) לשם קידום שיח עמוק וחקרני בקרב עמיתים התפתח לראשונה כחלק מתפישת העבודה של "קהילות חברים נחוצים" – Critical Friends Group, CFG.
קהילות חברים נחוצים הוגדרו לראשונה על ידי ארגון National School Reform Faculty (NSRF) בארצות הברית. זהו סוג של קהילה מקצועית לומדת (PLC) שמאופיין בשימוש מכוון בשיח מובנה המתבסס על מתווים (Protocols). מודלה-CFG מבוסס על התפיסה ולפיה מורים מכל הרמות יכולים להדריך ולתמוך זה בזה, ומונחה על ידי תאוריות למידה חברתיות-תרבותיות הגורסות כי תפקידו של הפרט בעיצוב הקהילה חשוב לא פחות מתפקידה של הקהילה בעיצוב הפרט (Van Lare & Brazer, 2013).
קוסטה וקליק (Costa & Kallick, 1993) מתארים חבר "נחוץ" (critical) כך: "אדם מהימן ששואל שאלות פרובוקטיביות, מספק נתונים, מעביר ביקורת על עבודתו של אדם כחבר […] לוקח את הזמן להבין היטב את ההקשר של העבודה המוצגת ואת התוצאות שהמציג או הקבוצה שואפים אליהן". כלומר, במסגרת קהילות של חברים נחוצים מושם דגש על שאילת שאלות ביקורתיות ועל חתירה לתמיכה בהשגת תוצאות רצויות.
השימוש במתווים בקרב קהילות למידה מסוגים שונים תפס תאוצה והפך לנפוץ.
מחקרים רבים הצביעו על כך שקהילות בעלי ביצועים גבוהים מאופיינים ביכולת שלהם להתבונן על סוגיה מנקודות מבט שונות, להבין את נקודת המבט של אחרים, לדון באופן פרודוקטיבי בסוגיות שנויות במחלוקת, לתקשר בכבוד, לבקש משוב, לפתור בעיות באופן יזום, ולהישאר חיוביים. על פי גישה זו, צוותים וקהילות אינם יכולים לתפקד ברמות גבוהות מבלי לקבוע נורמות להתנהגות ולהשתמש בפרוטוקולים לשיחות.
המתווים והפעילויות הנלוות אליהם ממלאים תפקיד מרכזי בקהילות. יש מתווים רבים, והם מכוונים לדיונים שונים: בירור דילמות, היוועצות, התבוננות בייצוגים ועוד. על אף השונות ביניהם, לכל סוגי המתווים מטרה זהה: לקדם שיח עמוק, מובנה, המאפשר הגעה לפתרונות ולחלופות.
באופן כללי, מתווה מבוסס על כמה שלבים, ונשמרת בו ההקפדה על לוח הזמנים. בבסיס המתווה נמצאים שלב הצגת הסוגיה ושלב הבהרה/שאילת שאלות, שמטרתם להבטיח שהמשתתפים מבינים היטב את הסוגיה המוצגת בטרם יחוו עליה דעה או יציעו לה חלופה. כל זאת במטרה לשמור על המציג, ולהבטיח שהשיח יהיה מקדם וביקורתי אך לא שיפוטי.
