קבוצה של אנשים המתאספים יחד יוצרים רקמה אנושית שאנחנו מתייחסים אליה כאל "ישות קבוצתית".
עוד לפני הפיכתה לקהילה, הישות הקבוצתית מתפתחת בשלבים, בדומה לאישיותו של אדם. המעבר משלב לשלב אינו קשור במשך הפעילות של הקבוצה, אלא באמון שנוצר בין חבריה, בתהליכים הקבוצתיים ובהנחיית המנחה. התפתחות הקבוצה יכולה להיתקע בשלב מסוים, ולמנחה יש חלק חשוב בניווט ההתפתחות של הקבוצה ובהתקדמות שלה לשלב הבא. על כן חשוב שהמנחה, או מוביל הקהילה, יבין את התהליכים הגלויים והסמויים המתרחשים בקבוצה.
תאוריות רבות נכתבו על שלבי התפתחותה של הישות הקבוצתית, ולכל שלב ניתנו שמות רבים. אנו נדמה אותם לשלבים בהתפתחות האישיות:
שלב ראשון: ינקות וילדות; שלב שני: גיל ההתבגרות; שלב שלישי: בגרות; שלב רביעי: זיקנה/פרדה.
שלב ראשון: ינקות וילדות
כמו בשלב הראשון בהתפתחות של אישיות האדם, גם בקבוצה החברים תלויים יותר במנחה/במוביל בשלב זה. אלו הם הצעדים הראשונים של השייכות. כשם שלילד המחפש את מקומו בעולם יש באופן טבעי חששות ותהיות, כך גם לחברי הקבוצה. זהו השלב שבו נבנה האמון – בהתחלה עם מובילי הקבוצה, ולאט לאט גם עם שאר החברים.
התנהגות המנחה/מוביל בשלב זה: להצטרף לקבוצה, לערוך הסכם ולבנות נורמות. לראות את ההתנהגויות כביטוי להתקרבות או להימנעות, ולא רק כבעיות התנהגות. המנחה ממלא את תפקיד "אם" הקבוצה.
שלב שני: גיל ההתבגרות
ממש כמו בגיל ההתבגרות של בני נוער, העיסוק המרכזי בשלב זה הוא בזהות וברצון להיות חלק מקבוצה. כמו אצל מתבגרים, שלב זה מתבטא לעיתים בהתנגדויות, בבדיקת גבולות וב"מרד".
התנהגות המנחה/מוביל בשלב זה: להיזהר מהתייחסות רגשית ומהיגררות למלחמה; לנסות להבין את הרקע לדברים; לא להיגרר לפרובוקציות; למלא את תפקיד "אב" הקבוצה; לאפשר מרד ולהציב גבול.
שלב שלישי: בגרות
זהו השלב שבו חברי הקבוצה יוצרים אינטראקציה קרובה יותר; זהות הקבוצה והקהילה ברורה, ותחושת השייכות חזקה. המנחה/מוביל יכול לסגת לאחור ולאפשר לקבוצה לעבוד יחד.
זהו השלב שבו העבודה המשותפת של הקהילה מתחילה להעמיק. מתפתחת תחושת "אנחנו". הקבוצה מגלה סובלנות לשוני בין האנשים, וכך מתעצמת התחושה של זהות אישית. כל חבר יכול להבדיל את עצמו ולהיות ייחודי. חברי הקבוצה חשים חופשיים יותר לבטא רגשות חיוביים ושליליים, (למשל קנאה ועוינות).
בשלב זה מופיעים התפקידים הקלאסיים בקבוצה: מנהיג חיובי ומנהיג שלילי, שעיר לעזאזל, ליצן. נוסף על כך, אנשים לוקחים על עצמם גם תפקידים פרקטיים.
על התפקידים הפרקטיים ראו במאמר של ונגר וטריינר על קהילות מעשה (Communities of practice – COP) ועל המודל המבוזר של הנהגת קהילה.
התנהגות המנחה/מוביל בשלב זה: לאפשר לקהילה לעבוד יחד, ולעודד את החברים לקחת על עצמם תפקידים מגוונים – קלאסיים או פרקטיים.
שלב רביעי: זיקנה/פרדה
בקבוצות "קלאסיות", שלב הפרדה יכול להציף דפוסים רגשיים קשים של אובדן והתנסויות בלתי פתורות בקבוצה. אך בקהילות, שבדרך כלל ממשיכות לפעול יחד, אנו מתייחסים לשלב זה כאל שלב ה"זיקנה". שלב שבו חוכמת הקבוצה והקהילה מעמיקה ומהדהדת החוצה אל החברה, וממשיכה להשפיע דרך תוכניות מנטורינג, תת-קבוצות לפי נושאים ("נכדים"), או תוכניות מנהיגות שונות.
התנהגות המנחה/מוביל בשלב זה: בשלב הזיקנה המנחה/מוביל חוזר להיות משמעותי. עכשיו הוא גם "אם", גם "אב" וגם "מדריך". הוא צריך לעזור לחברים להיפרד מהישן ולעבור לנושא ולשלב חדש בקהילה, לפצל את נושאי הקהילה לתת-קבוצות או להתנתק מהקבוצה.
